График документооборота

Общими этапами документооборота являются создание первичного документа, передача его в бухгалтерию, постановка на учёт, которая подразумевает проверку, обработку и внесение данных в бухгалтерский регистр, передачу документов в архив. Для того, чтобы обеспечить быстрое прохождение всех этапов документа нужно установить специальный регламент, который носит график документооборота. Данный график должен разработать главный бухгалтер торговой компании, а утвердить руководитель и поместить в 1с документооборот 8.
В процессе разработки графика документооборота бухгалтер должен руководствоваться принципом рациональности. Таким образом, он должен определить оптимальное число подразделений, которое будет проходить первичный документ, а также назначить срок нахождение документа в подразделении. График документооборота должен улучшить учётную работу и усилить контрольные функции бухгалтерского учёта.  Для этого исполнители графика документооборота должны его соблюдать. Каждому исполнителю вручается выписка из графика, где перечислены все документы, которые относятся в сфере деятельности данного сотрудника. В выписке также указывается адрес и срок представления документа. Эти графики лучше всего хранить в таких электронных системах, как 1с битрикс корпоративный портал.
Федеральный Закон № 129-ФЗ обязывает каждую организацию все свои хозяйственные операции подтверждать первичными учётными документами. Торговые организации должны применять унифицированные формы первичных документов, которые разработаны и утверждены Госкомстатом Российской Федерации.  В случае, если типовые формы отсутствуют, то торговые организации могут использовать самостоятельно разработанные формы учётных документов. Эти формы должны содержать реквизиты, которые перечислены в пункте 2 статьи 9 ФЗ №129-ФЗ. Применение этих учётных документов должно быть закреплено учётной политикой организации.